Goldene Regel 10

Du sollst Teams bilden

Modernes Übersetzungsmanagement ist Teamarbeit. Die heutigen Anforderungen verlangen jederzeit kurze Lieferzeiten bei höchster Qualität, während kundenseitig immer mehr Sprachen verlangt werden und die Volumina beständig zunehmen.

Teamwork ist die zeitgemäße Antwort.

Was braucht es dafür?

Goldene Regel 10

Was brauchen die Kund:innen?

Im Übersetzungsmanagement muss gewährleistet sein, dass jederzeit Übersetzer:innen zur Verfügung stehen, die sich im jeweiligen Fachbereich auskennen und die Anforderungen des Unternehmens genau kennen.

Das gilt entsprechend für die Revisor:innen, Lektor:innen und alle anderen, die am Übersetzungsprojekt beteiligt sind.

Das lässt sich am besten gewährleisten, indem ein Team von Stammübersetzer:innen zusammengestellt wird. Dabei richtet sich die Anzahl der Personen, die in das Team aufgenommen werden, nach dem Übersetzungsvolumen, das die Kund:innen beauftragen.

So kann bei Bedarf auf das Team zurückgegriffen werden, um verschiedene Fachbereiche, hohe Übersetzungsvolumina und den Ausfall von Kolleg:innen zu kompensieren und auf diese Weise zu gewährleisten, dass das beauftragende Unternehmen nicht plötzlich ohne eine valide Übersetzungslösung dasteht.

Die Mindestgröße eines Teams umfasst drei Übersetzer:innen, sodass bei Ausfall einer Person der Workflow mit Übersetzung und Revision (nach Übersetzungsnorm ISO 17100) trotzdem gesichert ist. Das gilt je Fachbereich und Sprachkombination.

An dieser Stelle lässt sich leicht erkennen, welche hohen Anforderungen auf das Übersetzungsmanagement zukommen, um den erforderlichen Pool aus Experten zusammenzustellen und zu managen.

Exkurs:

Intern oder extern?
Oft kommt die Überlegung auf, das Übersetzungsmanagement in einer internen Übersetzungsabteilung zu bündeln. Das kann ab einer gewissen Unternehmensgröße durchaus Sinn machen. Interne Mitarbeiter:innen kennen die eigenen Produkte und Abläufe besser als externe Übersetzer:innen. Mercedes-Benz, Hewlett-Packard, die EZB besitzen eigene Übersetzungsabteilungen oder haben, wie z.B. AUDI, den eigenen Übersetzungsbereich in ein externes Unternehmen ausgegliedert (das de facto Teil des Unternehmens ist).

Jedoch erreichen die wenigsten Unternehmen die erforderliche Größe, damit sich eine eigene Übersetzungsabteilung rechnet. Im Gegensatz zu freiberuflichen Übersetzer:innen stehen Angestellte „nur“ 40 Stunden pro Woche zur Verfügung, von Urlaub und Krankheit ganz abgesehen. Größere Übersetzungsprojekte (vor allem in eine Vielzahl von Sprachen) sind bei engen Terminen kaum zu realisieren.

Auf der anderen Seite ist es dagegen sehr sinnvoll, eine zentrale Ansprechperson im Unternehmen zu benennen, die sich um alle Übersetzungsanforderungen kümmert und die Kommunikation mit der Übersetzungsagentur einerseits und den kompetenten Ansprechpersonen im eigenen Unternehmen andererseits koordiniert.

Alle Übersetzungsanforderungen koordiniert die Kundin mit ihrer Projektmanagerin bei der Übersetzungsagentur, die die Erfordernisse genau kennt. Entsprechend koordiniert die Projektmanagerin das Linguist:innenteam und alle anderen Personen, die je nach Bedarf in das Projekt integriert sind. 

Und noch mehr…

High-Tech für den Erfolg

Durch eine Chat-Kommunikation im System sind schnelle Reaktions- und Antwortzeiten gewährleistet. Das Query-Management liegt ebenfalls ganz in der Hand der Projektmanagerin, die die Rückfragen bündelt und mit der kundenseitigen Kontaktperson klärt. Auf diese Weise wird die Kundin wesentlich entlastet und kann sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren. 

“Sie sollten sich über die Übersetzungsqualität bewusst sein, die Sie benötigen. Wenn die Qualität der Übersetzung den Absatz Ihrer Produkte oder Dienstleistungen, Ihre Karriere oder Ihre persönlichen Pläne beeinträchtigen kann, sollten Sie sich genau überlegen, ob ein Risiko lohnt. Vergessen Sie nicht, dass Preis und Qualität immer voneinander abhängig sind. Die Chance, eine hohe Qualität zu einem niedrigen Preis zu bekommen, existiert praktisch nicht. Achten Sie immer auch auf den Preis, um die Professionalität der Übersetzungsagentur zu beurteilen.”

Volodymyr Kukarenko, CEO Protemos 

Zu berücksichtigen ist nun ein weiterer Umstand: Die Teams arbeiten nicht im leeren Raum, sondern nutzen gemeinsam das Translation Memory, die Terminologie, das Referenzmaterial und die Queries.

  • Im Translation Memory (je eins je Sprachkombination) werden alle Übersetzungseinheiten gespeichert, um exakt oder in geänderter Form wiederverwendet werden zu können. Hieraus können sich Zeit-, Kosten- und Qualitätsvorteile ergeben. 
  • Die Terminologie sollte unternehmensweit vereinheitlicht sein. Durch die Nutzung, Ergänzung und Pflege einer einheitlichen Terminologie werden Konsistenz und Corporate Identity gewahrt. 
  • Das Referenzmaterial, das die Kundin zur Verfügung stellt, bildet je nach Anforderung eine wesentliche Grundlage für die Arbeit des Linguist:innenteams sowie der anderen Personen, die in den Workflow eingebunden sind (zum Beispiel Prüfleser:innen im Zielland). 
  • Das Query-Management sorgt dafür, dass sämtliche Fragen und Unklarheiten schnell und transparent geklärt werden. Insbesondere technische Fragen, sprachliche Ungenauigkeiten, Fehler, Auslassungen im Ausgangsdokument müssen eindeutig geklärt werden. Die Fragen, Antworten und Lösungen müssen nachverfolgbar sein. 

„Projektmanagement kann für Manager und Linguisten zeitaufwändig sein. Manuelle Prozesse wie Rechnungsstellung und Papierkram, die wertvolle Zeit kosten, können automatisiert werden. Wenn Lights-Out-Systeme diese Aufgaben ohne menschliches Eingreifen erledigen, geben sie Übersetzern, Lektoren und Überprüfern die Freiheit, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.“

Donald A. DePalma, Arle Lommel – Augmented Translation Powers up Language Services – CSA, 2017

Alle Ressourcen müssen allen Projektbeteiligten zur Verfügung stehen. Nicht nur das: Es muss gewährleistet sein, dass jederzeit alle Ressourcen aktuell sind. Dafür gibt es zum Glück eine Lösung, die dafür sorgt, dass die Daten in Echtzeit aktualisiert und zwischen allen geteilt werden. 

Wichtig: Alle Rückmeldungen und Änderungen müssen sofort in TM und TB erfasst werden und das gesamte Linguist:innenteam muss darüber informiert sein. Angesichts der beschriebenen Komplexität ist offenkundig, dass E-Mail für diese Anforderungen in der Kommunikation nicht länger geeignet ist.

Der kollaborative Workflow 

Ein kollaborativer Workflow, der durch eine zeitgemäße Softwarearchitektur und das Cloud-Computing möglich wird, hebt die starren Grenzen der Aufgabentrennung auf. Projektbeteiligte können in Echtzeit am gleichen Projekt arbeiten, sei es um Aufgaben aufzuteilen, sei es um die eigene Aufgabe an Abschnitten des Projekts bereits zu beginnen, während an anderen Teilen noch gearbeitet wird. Dadurch verkürzt sich die Projektdauer wesentlich. 

„Der Mangel an Interoperabilität ist nicht nur der Preis für die Arbeit mit mehreren Übersetzern und verschiedenen Tools. Tatsächlich betraf das Problem nie wirklich den Mangel oder die Reife von Standards, sondern es fehlte eine zuständige Stelle, um die Leistungen zu organisieren und die Einhaltung zu überwachen.“

TAUS – The Translation Industry in 2022, Amsterdam 2017

Paradigmenwechsel

Es ist ein Paradigmenwechsel im Übersetzungsmanagement, dass nicht nur alle Linguist:innen gleichzeitig (in Echtzeit) an den Texten arbeiten können, sondern dass sie gleichzeitig Zugriff auf alle Ressourcen haben, die jederzeit auf dem letzten Stand sind (die Aktualisierung erfolgt ebenfalls in Echtzeit).

„In einem agilen Workflow gibt es keine manuelle Übertragung von Dateien… Das TM ist zentralisiert, sodass Übersetzer:innen, die an demselben Projekt arbeiten, in Echtzeit von den Rückmeldungen der Kolleg:innen profitieren. Die Zusammenarbeit erfolgt ebenfalls über das Tool. Das fertige Projekt wird dann über die Anwendungsprogrammierschnittstelle an das Unternehmen zurückübertragen…

Unternehmen, die den agilen Workflow nutzen, sehen sich unmittelbar der Zukunft des Übersetzens gegenüber: dem erweiterten Übersetzer. Dies ist ein hybrider Mensch/Maschine-Übersetzungsansatz, der die Geschäftsmöglichkeiten erweitert und beispiellose Produktivitätsniveaus schafft.“ 

Spence Green – Agile, augmented and adaptive, in: Multilingual Januar 2018

Insellösungen, unterschiedliche Versionsstände, fehlende Aktualisierungen der Terminologie und der Memorys, Kommunikationslücken, immer wieder die gleichen Fehler usw.: Das alles gehört der Vergangenheit an!

Die Goldene Regel 10 „Du sollst Teams bilden“ verweist auf den Umstand, dass heutzutage Übersetzungsmanagement auf Teamarbeit beruht. Feste Linguist:innenteams garantieren, dass jederzeit alle Erfordernisse sicher erfüllt werden können. Die Nutzung der modernsten verfügbaren Übersetzungsumgebung bietet entscheidende Vorteile bei Terminsicherheit, Qualitätssicherung und Effizienz.

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Christian Faust

Fachübersetzer

Christian ist staatlich geprüfter Fachübersetzer und seit über 30 Jahren freiberuflich in der Übersetzungsbranche tätig.

Zu seinen Kunden zählen namhafte Industrieunternehmen, die auf sein Know-how und seine Erfahrung bauen.

Sein Steckenpferd ist die Umsetzung von Innovationen in Vorteile für seine Kunden. Deshalb hat er LoLa, MAeX®️ & CO entwickelt.

Besonders gerne hört er in Beratungsgesprächen den Satz: „Das machen wir immer so!“ 😅

Fachübersetzungen sind Vertrauenssache. Know-how, Erfahrung und Innovation machen den Unterschied. Es geht darum, was du wirklich brauchst.

Ich freue mich auf unser Gespräch.

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